W każdym przedsiębiorstwie czy instytucji, sporządza się sprawozdanie opisowe, zawierające informacje merytoryczne o wykonanych pracach. W sprawozdaniach należy określić zakres opracowania, okres jakiego dotyczy, a po treści merytorycznej powinien znaleźć się podpis osoby sporządzającej sprawozdanie i podpis kierownika komórki organizacyjnej, w której sprawozdanie powstało bądź podpis kierownika instytucji. Podobne cechy powinno zawierać sprawozdanie z wyjazdu służbowego sporządzone przez osobę delegowaną w celu załatwienia określonej sprawy. W sprawozdaniu należy podać cel wyjazdu, okres pobytu w delegacji, opisać podjęte działania, poinformować o osobach, z którymi nawiązano kontakty, podając przy tym treść rozmów i podjętych ustaleń. Sprawozdanie powinno być sporządzone niezwłocznie po zakończeniu podróży i po podpisaniu przedstawione kierownikowi instytucji, ponieważ zwykle po złożeniu sprawozdania uzależnione jest podpisanie tak zwanej “delegacji” do rozliczenia, czyli zestawienie kosztów podróży.