Protokół jest dokumentem publicznym, sporządzonym przez władze i różnego rodzaju urzędy bądź państwowe biura notarialne. Ma, w przypadku postępowania dowodowego, ogromne znaczenie jako pisemne potwierdzenie stanu faktycznego. Nakłada to na osobę sporządzającą protokół szczególne obowiązki, a mianowicie musi ona wiernie zapisać przebieg, na przykład posiedzenia lub dokonywanych czynności. Protokoły są zazwyczaj sporządzane dla potrzeb wewnętrznych zakładów pracy, ale mogą być jednak wykorzystywane również w operacjach zewnętrznych. W praktyce działalności organizacyjnej najczęściej spotkać się można z protokołem z zebrania czy narady, a w działalności gospodarczej z protokołem zniszczenia, protokołem przekazania, protokołem zdawczo-odbiorczym oraz protokołem kontrolnym. Protokół z zebrania jest dokumentem trudnym do sporządzenia i wymaga nie tylko dużego nakładu pracy podczas posiedzenia, ale także przygotowania się do protokołowania. Protokół z zebrania powinien odpowiadać określonym kryteriom formalnym stosowanym przy sporządzeniu tego rodzaju dokumentu.