Korespondencja

W postanowieniu administracyjnym ważną rolę odgrywa tryb doręczenia korespondencji, z uwagi na terminy, których bieg jest uzależniony od faktu doręczenia pisma adresatowi. Pod pojęciem “doręczenie pisma” rozumie się stan, w którym adresat przyjął korespondencję bądź mógł dowiedzieć się o niej. Jako miejsce doręczenia pisma przepisy prawne wskazują dla osób fizycznych ich mieszkanie lub miejsce pracy bądź lokal administracji państwowej, a w sytuacjach wyjątkowych każde miejsce, gdzie znajduje się adresat. O ile oczywisty jest fakt otrzymania przez adresata pisma w urzędzie, czyli za pokwitowaniem czy też za pośrednictwem poczty listem poleconym, to inne formy doręczenia mogą wzbudzać wątpliwości odnośnie dotarcia pisma i wiedzy o nim adresata. Jednakże, biorąc pod uwagę konieczność zachowania określonego systemu, dopuszcza się możliwość powiadomienia osoby zainteresowanej za pośrednictwem osób trzecich. Natomiast, jeżeli w imieniu strony działa jej przedstawiciel lub pełnomocnik, korespondencję należy kierować na ich adresy.

Jeżeli jest to konieczne dla wyników prowadzonej sprawy, organ administracyjny może wezwać stronę bądź inną osobę do dokonania określonej czynności czy osobistego stawienia się. W wezwaniu zawierającym datę sporządzenia, nazwę organu wzywającego oraz określenie adresata, należy wskazać, jakiej sprawy dotyczy, określić w jakim charakterze i w jakim celu wezwany ma stawić się w urzędzie, podać wiążący termin stawienia się lub zakreślić okres w jakim stawienie się ma nastąpić (zazwyczaj 7 dni od daty otrzymania), wskazać miejsce stawienia się. Wezwanie powinno zawierać wskazówki odnośnie konieczności osobistego stawiennictwa czy możliwości działania przez pełnomocnika bądź możliwości złożenia wyjaśnień w formie pisemnej, a także określić skutki wynikające z ewentualnego niestawiennictwa. Wezwanie na rozprawę musi określać jej termin, miejsce i przedmiot, czyli tematykę sprawy. Wezwanie musi być podpisane z podaniem personaliów i stanowiska służbowego.

Skargę może wnieść każdy obywatel. Wniesienie skargi powoduje w urzędzie do którego wpłynęła, powstanie obowiązku wszczęcia postępowania. Prawo do wniesienia skargi nie jest ograniczone jakimkolwiek terminem, a skarżący się nie nabywa w toku postępowania praw i obowiązków strony, gdyż sprawa prowadzona jest z urzędu. Skarga lub wniosek powinny zawierać podpis i adres osoby, która je sporządziła. Skarżący się może zastrzec nieujawnianie jego nazwiska, ale powinien skargę podpisać, bowiem anonimowa jest rozpatrywana, tylko wtedy gdy wymaga tego interes publiczny. Skarga może być wniesiona ustnie lub na piśmie z tym, że zalecana jest forma pisemna. W motywacji skargi należy podać przyczyny, które skargę wywołały, wskazując na dowody, świadków i dokumenty. Organ, który prowadził postępowanie musi powiadomić skarżącego o sposobie załatwienia skargi. Zawiadomienie takie powinno zawierać datę, określenie urzędu załatwiającego skargę, wskazywać kogo lub czego dotyczy, omówić sposób załatwienia.

Pełnomocnictwo polega na upoważnieniu jednej osoby przez inną do działania w jej imieniu. Zakres działania i granice do jakich może posuwać się pełnomocnik w reprezentacji wynikają z treści udzielonego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo może być w każdej chwili cofnięte lub ograniczone. Jeżeli osoba udzielająca pełnomocnictwa zamierza ograniczyć zakres uprawnień danych pełnomocnikowi, powinna powiadomić go o tym i jeżeli pełnomocnictwo było udzielone w formie pisemnej, zmienić treść tego dokumentu przez dokonanie odpowiednich adnotacji opatrzonych datą i podpisem lub wymienić dokument na nowy o innej treści. Data dokonania zmian treści pełnomocnictwa ma ogromne znaczenie, gdyż zgodnie z prawem, przekroczenie przez pełnomocnika zakresu udzielonego mu uprawnienia powoduje nieważność dokonanych czynności, chyba że reprezentowany, w wyznaczonym terminie czynność tę potwierdzi. Potwierdzenie upoważnienia nie powoduje natomiast nieważności czynności podjętych przez pełnomocnika wcześniej, gdyż nowe pełnomocnictwo działa od dnia doręczenia go pełnomocnikowi.

Postanowienia są to dokumenty typu zawieszenie postępowania, nałożenie grzywny za niestosowne zachowanie podczas rozprawy, powołanie dowodów, świadków, sprostowanie oczywistych błędów, etc. Dotyczy więc poszczególnych spraw związanych z postępowaniem, a nie odnoszą się do istoty sprawy. Postanowienie musi zawierać nazwę organu, który je wydał i numer sprawy, określenie strony postępowania, powoływać podstawę prawną działania i podstawę prawną rozstrzygnięcia, podawać osnowę, czyli treść merytoryczną. Postanowienie musi zawierać datę jego podjęcia oraz podpis. Postanowienie powinno być sporządzone na piśmie, zwłaszcza gdy stronom przysługuje prawo wniesienia zażalenia. Z kolei zażalenie może być wniesione na wydane przez urząd postanowienie, a powinno być wystosowane w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia bądź od daty ogłoszenia przekazem ustnym. Wystąpienie takie zawiera personalia składające zażalenie, wskazuje organ, który wydał postanowienie oraz organ, do którego zażalenie jest skierowane, powołuje numer sprawy oraz wyjaśnia i uzasadnia stanowisko wnoszącego zażalenie.

Decyzja kończy postępowanie w określonej sprawie, rozstrzygając ją w całości lub części w ramach uprawnień posiadanych przez urząd prowadzony postępowanie. W dokumencie tego typu powinno znaleźć się oznaczenie organu, który wydał decyzję, określenie stron, wskazanie podstawy prawnej działania i podstawy podjęcia określonej decyzji, przedstawienie motywacji decyzji i datę jej podjęcia, pouczenie o ewentualnej możliwości odwołania i jego trybie. Decyzja jest podpisana ze wskazaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego osoby podpisującej. Natomiast decyzja negatywna dla strony musi zawierać merytoryczne i formalne uzasadnienie, a więc prezentować tok logiczny rozumowania opartego o wskazaną podstawę prawną, która doprowadziła do zajęcia takiego właśnie stanowiska. Odwołanie pod rygorem skuteczności powinno być wniesione w ciągu 14 dni od daty doręczenia bądź w innym, wskazanym w decyzji terminie. Na ten okres wstrzymuje się wykonanie postanowień, chyba że decyzja otrzymała rygor natychmiastowej wykonalności.

Prawo administracyjne wymaga załatwienia spraw w formie pisemnej, dopuszczając jednak możliwość zarówno ustnego załatwienia sprawy przez prowadzący ją organ, jak również pisemnego wniesienia podania. Ze względu na praktyczną stronę postępowania, zalecane jest stosowanie formy pisemnej przy wnoszeniu podania. Prawo nie nakłada na wnoszącego podanie obowiązku zachowania określonego układu treści pisma, stawia jednak pewne warunki, które muszą zostać spełnione, a mianowicie podanie powinno zawierać imię, nazwisko i adres osoby je wnoszącej oraz określić żądanie stawiane przez piszącego. Jeżeli podanie pozbawione jest danych personalnych wnoszącego je i nie można ich ustalić na podstawie informacji posiadanych przez organ administracji, to pozostaje ono bez rozpoznania. Natomiast, jeżeli podanie nie zawiera innych elementów koniecznych do rozpatrzenia sprawy, to urząd wzywa wnoszącego podanie do uzupełnienia braków w terminie 7 dni pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpoznania.

W każdym przedsiębiorstwie czy instytucji, sporządza się sprawozdanie opisowe, zawierające informacje merytoryczne o wykonanych pracach. W sprawozdaniach należy określić zakres opracowania, okres jakiego dotyczy, a po treści merytorycznej powinien znaleźć się podpis osoby sporządzającej sprawozdanie i podpis kierownika komórki organizacyjnej, w której sprawozdanie powstało bądź podpis kierownika instytucji. Podobne cechy powinno zawierać sprawozdanie z wyjazdu służbowego sporządzone przez osobę delegowaną w celu załatwienia określonej sprawy. W sprawozdaniu należy podać cel wyjazdu, okres pobytu w delegacji, opisać podjęte działania, poinformować o osobach, z którymi nawiązano kontakty, podając przy tym treść rozmów i podjętych ustaleń. Sprawozdanie powinno być sporządzone niezwłocznie po zakończeniu podróży i po podpisaniu przedstawione kierownikowi instytucji, ponieważ zwykle po złożeniu sprawozdania uzależnione jest podpisanie tak zwanej “delegacji” do rozliczenia, czyli zestawienie kosztów podróży.

Protokół jest dokumentem publicznym, sporządzonym przez władze i różnego rodzaju urzędy bądź państwowe biura notarialne. Ma, w przypadku postępowania dowodowego, ogromne znaczenie jako pisemne potwierdzenie stanu faktycznego. Nakłada to na osobę sporządzającą protokół szczególne obowiązki, a mianowicie musi ona wiernie zapisać przebieg, na przykład posiedzenia lub dokonywanych czynności. Protokoły są zazwyczaj sporządzane dla potrzeb wewnętrznych zakładów pracy, ale mogą być jednak wykorzystywane również w operacjach zewnętrznych. W praktyce działalności organizacyjnej najczęściej spotkać się można z protokołem z zebrania czy narady, a w działalności gospodarczej z protokołem zniszczenia, protokołem przekazania, protokołem zdawczo-odbiorczym oraz protokołem kontrolnym. Protokół z zebrania jest dokumentem trudnym do sporządzenia i wymaga nie tylko dużego nakładu pracy podczas posiedzenia, ale także przygotowania się do protokołowania. Protokół z zebrania powinien odpowiadać określonym kryteriom formalnym stosowanym przy sporządzeniu tego rodzaju dokumentu.

Umiejętność prawidłowego formułowania treści korespondencji dotyczącej spraw związanych z obrotem towarowym ma ogromne znaczenie, nie tylko ze względu na konieczność stosowania i przestrzegania reguł stylistycznych, ale przede wszystkim z uwagi na skutki wywołane tego typu pismem. Należy mieć świadomość, że z formą i treścią korespondencji w sprawach handlowych, prawo wiąże nie tylko skuteczność i efektywność podejmowanych działań, ale także odpowiedzialność za realizację zawieranych w ten sposób porozumień. Oferta jest propozycją zawarcia umowy na ściśle określonych przez oferenta warunkach. Oferent, zamierzający zawrzeć umowę o wykonanie określonych prac czy dostarczenie pewnych dóbr materialnych, formułuje propozycję mówiącą o zakresie zobowiązania i sposobie jego wykonania oraz terminie. Oferta musi zatem zawierać szczegółowe informacje na temat artykułów proponowanych do dostawy z uwzględnieniem rodzaju, gatunku, koloru, ilości, rodzaju opakowania, etc. Naturalnie, oferta powinna zawierać elementy cechujące korespondencję urzędową, a więc określenie oferenta, jego adres, datę, numer sprawy i podpisy osób do tego upoważnionych.